gks - geregistreerd kassa systeem

Hier is een overzicht van de regelgeving voor het Geregistreerd Kassa Systeem (GKS) in België, zowel de oorspronkelijke als de nieuwe regelgeving.

Oorspronkelijke Regelgeving

Het Geregistreerd Kassa Systeem (GKS), ook wel bekend als de Witte Kassa, werd oorspronkelijk ontwikkeld in 2008 en uiteindelijk in 2014 ingevoerd in de horecasector. 

Enkele compensatievoordelen die destijds werden aangeboden aan horecazaken in België om hen te ondersteunen bij de invoering van het Geregistreerd Kassa Systeem (GKS):

1. Fiscale stimuli: 

Horecazaken konden genieten van fiscale voordelen, zoals een verhoogde investeringsaftrek voor de aanschaf van een GKS. Dit betekende dat een deel van de kosten voor de aanschaf van het systeem kon worden afgetrokken van de belastingen.

2. Subsidies: 

Er werden subsidies verstrekt aan horecazaken om hen te helpen de kosten van de implementatie van het GKS te dekken. Deze subsidies waren bedoeld om de financiële last van de aanschaf en installatie van het systeem te verlichten.

3. Verlaagde BTW-tarieven: 

Er werden verlaagde BTW-tarieven toegepast op bepaalde horecadiensten om de sector te ondersteunen en de overgang naar het gebruik van het GKS te vergemakkelijken. Zo werd het BTW tarief van 21% naar 12% verlaagd voor geserveerde voeding. 

4. Opleiding en ondersteuning: 

Er werden opleidingsprogramma's en ondersteuningsdiensten aangeboden aan horecazaken om hen te helpen bij de implementatie en het gebruik van het GKS. Dit omvatte trainingen voor personeel en technische ondersteuning bij de installatie en het onderhoud van het systeem.

5. Overgangsperiode: 

Er werd een overgangsperiode ingesteld waarin horecazaken de tijd kregen om zich aan te passen aan de nieuwe regelgeving en het GKS te implementeren zonder direct geconfronteerd te worden met boetes of sancties.

Deze compensatievoordelen waren bedoeld om horecazaken te helpen de kosten en uitdagingen van de invoering van het GKS te overwinnen en hen te ondersteunen bij de naleving van de nieuwe regelgeving.

Het doel van dit systeem is om btw-fraude te bestrijden door transacties nauwkeurig te registreren en te beveiligen. De belangrijkste punten van de oorspronkelijke regelgeving zijn:

1. Verplichting: 

Horeca zaken die meer dan 25.000 euro omzet uit restaurant- en cateringdiensten halen, zijn verplicht een GKS te gebruiken.

2. Componenten: 

Een GKS bestaat uit:

• een kassa, (gecertificeerd door de FOD Financiën dienst GKS)

• een Fiscale Data Module (FDM), (gecertificeerd door de FOD Financiën dienst GKS)

• en een VAT Signing Card (VSC), aangevraagd bij - en geleverd door - de FOD Financiën dienst GKS)

3. Registratie: 

Alle transacties moeten worden geregistreerd en voorzien van een digitale handtekening om de integriteit van de gegevens te waarborgen.

4. Controle: 

De btw-administratie kan controles uitvoeren op de geregistreerde gegevens om naleving van de regelgeving te verzekeren.

5. Boetes:

boetebedragen voor het niet naleven van de GKS 1.0 regelgeving in België:

Eerste overtreding: 

Bij een eerste overtreding kan een boete van €1.500 worden opgelegd.

Herhaalde overtredingen: 

Bij herhaalde overtredingen kunnen de boetes oplopen tot €3.000 per overtreding.

Ernstige overtredingen: 

In geval van ernstige overtredingen, zoals fraude of het opzettelijk omzeilen van het systeem, kunnen de boetes nog hoger zijn en kunnen er zelfs juridische stappen worden ondernomen.

6. Termijn voor in orde stellen:

Horecazaken die niet in orde zijn met het GKS 1.0, krijgen meestal een bepaalde termijn om zich in orde te stellen. Deze termijn kan variëren afhankelijk van de specifieke situatie en de aard van de overtreding. Over het algemeen geldt het volgende:

Eerste overtreding:  

Bij een eerste overtreding wordt vaak een waarschuwing gegeven en een termijn van enkele weken tot maanden om de nodige aanpassingen te doen, samen met een boete voor een eerste overtreding. 

Herhaalde overtredingen: 

Bij herhaalde overtredingen kan de termijn korter zijn en kunnen er direct boetes worden opgelegd.

Ernstige overtredingen: 

In geval van ernstige overtredingen kan er direct een boete worden opgelegd zonder een termijn voor aanpassing en kunnen er extra stappen en sancties volgens.

7. Papieren BTW-bonnen? 

BTW-bonnen boekjes zijn nog steeds verplicht in bezit te hebben als horeca zaak die met een GKS werkt. Dit voor wanneer er door omstandigheden een technische storing zou zijn, want dan is het verplicht om toch elke klant die een ter plaatse geserveerde maaltijd nuttigt, een geschreven BTW Ticket te geven. 

U kan deze papier BTW-bonnnen boekjes steeds online bestellen: 

https://www.coppens-druk.be/drukwerk/btw-bonnen

Nieuwe Regelgeving (24 april 2024)

De nieuwe regelgeving, die op 1 juli 2025 van kracht wordt, introduceert enkele belangrijke wijzigingen en moderniseringen aan het GKS. De belangrijkste punten van de nieuwe regelgeving zijn de volgende:

1. Modernisering: 

Het GKS wordt geüpdatet naar versie 2.0, wat betekent dat de technologie enkel compatibel zal zijn met moderne kassasystemen en software, die opnieuw volledig aangepast dienen te worden en opnieuw gecertificeerd dienen te worden.

2. Realtime rapportering: 

Transactiegegevens moeten online en in real time worden doorgestuurd naar de btw-administratie via een beveiligde Fiscale Data Module (FDM).

3. Geen VAT Signing Card: 

Het gebruik van een VAT Signing Card is niet langer vereist. In plaats daarvan wordt een enkele auditfile gebruikt, ongeacht de gebruikte kassasoftware.

4. Uitbreiding naar andere sectoren: 

Het gebruik van het GKS kan verplicht worden gesteld in andere sectoren dan de horeca, uit te werken door de "nieuwe regering" die gestemd is in 2024 en gevormd is begin 2025..

5. Overgangsregeling: 

Voor bestaande systemen die op 31 december 2023 al gecertificeerd zijn, geldt een overgangsregeling tot 1 januari 2027. Deze systemen moeten uiterlijk op 31 december 2026 aan de nieuwe regels voldoen.

6. Fiscale stimuli: 

Horecazaken kunnen in 2025 opnieuw genieten van fiscale voordelen, zoals een verhoogde investeringsaftrek voor de aanschaf van een GKS. https://www.vlaio.be/nl/subsidies-financiering/subsidiedatabank/investeringsaftrek

Meer informatie: 

GKS 2.0 - GKS - Het Geregistreerd Kassasysteem

https://www.geregistreerdkassasysteem.be/nl/gks-2-0